TUTORIAL MEMBUAT MAIL MERGE
Fasilitas
mail merge akan sangat membantu, contohnya ketika kita mau membuat lamaran
kerja, dengan banyak nama penerima yang musti dicetak. Kalo cara biasa,
masing-masing nama kita ketik satu-per satu. Dengan mail merge, kita tinggal
mengetik daftar nama di ms.excel, kemudian kita atur pada ketikan lamaran kerja
di ms.word untuk secara otomatis me-load nama-nama & alamat alamat
tersebut.
Sebenarnya
cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:
1.
Siapin database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama &
alamat, atau dll lah yang mau ditampilkan di undangan)
2.
Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file exce tsb lewat mail
merge.
Cara
Membuat Mail Merge untuk Lamaran Kerja dengan langkah yang pertama :
11.Kita
membutuhkan 1 template dokumen dan 1 database. Database ini akan berisi data
berbeda yang kita butuhkan, kita bisa membuatnya di excel.
2. Misalkan data yang berbeda adalah nama dan lokasi. Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama n alamatnya. Buat di excel dan save (save dalam format .xls, jangan dalam .xlsx).
3. Buka file template (atau buat baru), buka Ms Word, bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama & alamat kita kosongi dulu
4. kemudian klik Ribbon Mailings, pilih Start Mail Merge lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard
5. Di sebelah kanan akan segera muncul langkah – langkah pembuatan Mail Merge.
6. Pilih Letters / Email Messages, kemudian klik Next
7. Pilih Use the Current Document (karena kita sudah sedang membuka file template), kemudian klik Next
8. Klik Browse, sesuaikan tempat kita menyimpan file tadi, klik OK, lalu berikut tampilan sesudah ter – load. Klik Next
9. Klik more items untuk mencocokkan item dengan dokumen
10. Klik insert di tempat yang pas, lalu close, lalu ulangi lagi langkah ini untuk item lainnya
11. Sesudah items dicocokkan dengan dokumen, klik Next
12. Jika sudah dirasa cocok, langsung klik Next lagi lalu close wizardnya dengan mengklik tanda silang kecil di ujung
13. Untuk prev / next data, klik button yang ada
14. Klik panah kecil yang ada di bawah Finish & Merge, untuk mencetak dokumen atau mengirim via email
2. Misalkan data yang berbeda adalah nama dan lokasi. Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama n alamatnya. Buat di excel dan save (save dalam format .xls, jangan dalam .xlsx).
3. Buka file template (atau buat baru), buka Ms Word, bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama & alamat kita kosongi dulu
4. kemudian klik Ribbon Mailings, pilih Start Mail Merge lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard
5. Di sebelah kanan akan segera muncul langkah – langkah pembuatan Mail Merge.
6. Pilih Letters / Email Messages, kemudian klik Next
7. Pilih Use the Current Document (karena kita sudah sedang membuka file template), kemudian klik Next
8. Klik Browse, sesuaikan tempat kita menyimpan file tadi, klik OK, lalu berikut tampilan sesudah ter – load. Klik Next
9. Klik more items untuk mencocokkan item dengan dokumen
10. Klik insert di tempat yang pas, lalu close, lalu ulangi lagi langkah ini untuk item lainnya
11. Sesudah items dicocokkan dengan dokumen, klik Next
12. Jika sudah dirasa cocok, langsung klik Next lagi lalu close wizardnya dengan mengklik tanda silang kecil di ujung
13. Untuk prev / next data, klik button yang ada
14. Klik panah kecil yang ada di bawah Finish & Merge, untuk mencetak dokumen atau mengirim via email
Komentar
Posting Komentar